Списание дебиторской задолженности

Перед подачей на банкротство важно понимать: не все долги аннулируются автоматически. Закон даёт возможность избавиться от большинства обязательств, но некоторые из них останутся за должником даже после завершения процедуры. Ниже разберёмся, какие именно долги можно списать при банкротстве.

Признание задолженности сомнительной:

• Контрагент не выходит на связь.
• Компания находится в процессе банкротства.
• Долг числится более 3 лет без движения.

Признание задолженности безнадежной:

• Истёк срок исковой давности (3 года).
• Должник ликвидирован или умер.
• Есть судебный акт о невозможности взыскания.

Не всякая дебиторская задолженность может быть просто так списана — особенно если речь идёт о налоговом учёте. Закон устанавливает чёткие критерии, при которых долг признаётся безнадёжным и подлежит списанию. Ниже разберём на каких основаниях допускается списание дебиторки в налоговом учёте, и какие документы подтверждают это право.

• Истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). При этом не имеет значения, принимала ли организация меры по взысканию задолженности.
• Невозможность исполнения обязательства по причинам, не зависящим от воли сторон (ст. 416 ГК РФ). Например, в связи с форс-мажорными обстоятельствами (стихийными бедствиями, военными действиями, терактами и т. п.).
• Прекращение обязательства на основании акта органа государственной власти или органа местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ). Если государственный или муниципальный орган принимает официальный акт, из которого следует невозможность исполнения обязательства, долг подлежит списанию как прекратившийся по решению власти.
• Ликвидация организации-должника (ст. 419 ГК РФ). После завершения ликвидации юридического лица обязательства прекращаются, поскольку больше не существует субъекта, обязанного их исполнить.
• Постановление судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскать долг из-за того, что не удалось установить местонахождение должника, его имущества.

В бухгалтерском учёте дебиторскую задолженность списывают после истечения срока исковой давности или при наступлении определённых событий, после которых долг переходит в разряд нереального к взысканию, например, при ликвидации организации.

Если возникает сразу несколько оснований для признания долга безнадёжным, то долги списывают в периоде, когда наступило первое по времени основание.

1. Процедура списания дебиторской задолженности начинается с инвентаризации расчётов.

Для её проведения выбирают председателя инвентаризационной комиссии и её членов. Членами комиссии могут выступать как сотрудники организации, так и сторонние физлица, но в таком случае им нужно оформить доверенность на проведение мероприятий по инвентаризации дебиторской задолженности. 

2. Далее оформляют «Приказ о проведении инвентаризации» и «Акт инвентаризации расчётов».

В акте в поле «Дебиторская задолженность» выбирают контрагента и сумму долга, в поле «Счета расчётов» отмечают нужные, в графу «Проведение инвентаризации» вносят данные о приказе: номер и дату документа базы и причину (например, ликвидацию контрагента), во вкладке «Инвентаризационная комиссия» указывают выбранных председателя и членов комиссии.

3. На основании акта заполняют «Справку инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

В справке указывают документы, подтверждающие задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг).

4. После этого выпускают приказ о списании дебиторской задолженности (в связи с невозможностью взыскания). 

Приказ оформляется в свободной форме. В нём указывают данные об организации/предпринимателе-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, её размер и период образования (договор, первичная документация, платёжное поручение и выписка банка, заверенные банком), сумму списания.

После проведения всех мероприятий на руках будет пакет документов:

• приказ о проведении инвентаризации;
• доверенности на сторонних физлиц — членов комиссии (если они есть);
• акт инвентаризации расчётов;
• справка инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
• приказ о списании задолженности;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);
• решения суда.

Нюансы оформления списания и работы с документами:

• Сбор документов, которые позволят признать долг безнадёжным. Это могут быть первичные документы, договоры, переписка с контрагентом, выписки из ЕГРЮЛ, решения суда и приставов.
• Инвентаризация дебиторской задолженности. Нужно определить долги контрагентов, невозможные к взысканию. Для этого выявляют долги с прошедшим сроком исковой давности и не взыскиваемые на других основаниях.
• Подготовка бухгалтерской справки с обоснованием необходимости списания задолженности. В ней указывают сумму дебиторской задолженности, описывают ситуацию с долгом, перечисляют причины того, почему он стал безнадёжным, дают ссылку на номер и дату акта инвентаризации.
• Оформление приказа о списании невозможной к взысканию задолженности. В нём указывают данные об организации-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, её размер и период образования, сумму списания.

Требования к документам:

• В текстовых документах не должно быть орфографических и других ошибок. Платёжное поручение и выписку банка, заверенные электронно, для суда следует заверить живой печатью и подписью в банке.
• Документы, подтверждающие факт списания просроченной дебиторской задолженности, для целей бухучёта нужно хранить не менее 5 лет со дня списания просроченной задолженности.

Срок исковой давности — это период, в течение которого кредитор вправе обратиться в суд с требованием о взыскании долга. Статья 196 ГК РФ устанавливает его равным трём годам.

Задолженность подлежит списанию в отчетном периоде, на который выпал срок окончания исковой давности.

Однако есть исключение: срок давности не может превышать 10 лет со дня, когда право было нарушено, даже если срок прерывался. 

Срок исковой давности начинает течь с того момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто именно подлежит привлечению в качестве ответчика (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Если речь идёт о договорных обязательствах, то момент начала срока давности зависит от условий исполнения (п. 2 ст. 200 ГК РФ):

• если срок исполнения был установлен — отсчёт начинается с его окончания;
• если срок не определён или зависит от момента предъявления требования — отсчёт ведётся со дня, когда кредитор обратился с таким требованием.

При этом если последний день срока попадает на нерабочий день, то окончанием срока считается ближайший следующий рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

Также следует учитывать, что для отдельных категорий требований закон может устанавливать специальные, отличающиеся от общего, сроки исковой давности.

Списать дебиторскую задолженность иностранного поставщика можно только по истечении срока исковой давности. Этот срок начинает течь с даты, когда компания отказалась от сделки и потребовала возврата аванса.

В общем случае срок исковой давности составляет три года со дня, когда контрагент должен был погасить долг (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). Однако есть исключение: если в контракте есть ссылка на Конвенцию об исковой давности в международной купле-продаже товаров, то срок может быть увеличен до четырёх лет.

Ситуации, когда дебиторскую задолженность иностранного поставщика можно признать безнадежной и списать:

• Ликвидация иностранной организации. Задолженность признаётся безнадежной при документальном подтверждении ликвидации, а также при соответствии расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
• Невозможность исполнения обязательства по причинам, не зависящим от воли сторон. Например, в связи с форс-мажорными обстоятельствами (стихийными бедствиями, военными действиями, терактами и т. п.).
• Постановление судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскать долг из-за того, что не удалось установить местонахождение должника, его имущества.

Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете возможно только в случае признания долга безнадёжным. Для этого нужны документы-основания, например первичные документы, постановления, договоры.

Ситуации, когда долг считается безнадёжным:

• Истёк срок исковой давности. Он составляет 3 года с момента последней операции с контрагентом: поступление или списание с расчётного счёта, реализация, покупка, подписание акта сверки.
• Предприятие должника ликвидировано. Датой списания долга будет дата исключения должника из ЕГРЮЛ по причине ликвидации.
• В ЕГРЮЛ должника больше 6 месяцев есть запись о недостоверности сведений. Компания-должник прекратила деятельность.
• Задолженность невозможно выплатить. Например, из-за форс-мажорных обстоятельств.
• Долг невозможно взыскать. Например, у должника отсутствует имущество, место его нахождения неизвестно. Подтверждается постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
• Должник признан банкротом. Например, ввели мораторий на удовлетворение требований кредитора по ссудной задолженности.

Процесс списания дебиторской задолженности включает несколько этапов:

1. Сбор документов, которые позволят признать долг безнадежным. Это могут быть договоры, переписка с контрагентом, выписки из ЕГРЮЛ, решения суда, приставов и другие бумаги.
2. Инвентаризация дебиторской задолженности. Определяют долги контрагентов, невозможные к взысканию.
3. Подготовка бухгалтерской справки с обоснованием необходимости списания задолженности.
4. Оформление приказа о списании невозможной к взысканию задолженности, который утверждают приказом руководителя.

В бухгалтерском учёте компании формируют резерв под списание безнадежной дебиторской задолженности. Этот резерв является оценочным.

Если контрагент погасит свою задолженность полностью или частично, то часть резерва, к которой относится эта задолженность, потребуется восстановить.

Если контрагент свою задолженность перед компанией не погасил и долг перешёл в разряд безнадёжных к взысканию, то его списывают за счёт списания резерва.

Одновременно списанную дебиторскую задолженность необходимо отразить за балансом. Это нужно для того, чтобы отслеживать долг в течение пяти последующих лет после списания.

В налоговом учёте возможную к взысканию дебиторскую задолженность вправе списывать на расходы только те компании, которые считают налог на прибыль методом начисления. Организации, применяющие кассовый метод, и упрощенцы списанные долги в расходах не учитывают.

Дебиторская задолженность списывается в том периоде, когда она признана безнадежной. Это может быть дата истечения срока давности, исключения из ЕГРЮЛ, постановления судебного пристава. Если событий-оснований несколько, списать можно в дату наиболее раннего из них.

Основания для признания долгов безнадежными указаны в статье 266 НК РФ:

• истёк срок исковой давности (три года);
• должник не может заплатить из-за форс-мажорных или других обстоятельств, которые не зависят от пожелания сторон;
• обязательство должника перед организацией прекращено на основании акта органа госвласти или местного самоуправления (например, мораторий Банка России);
• организация-должник ликвидирована;
• ИП или физлицо признали банкротом;
• по делу прошло исполнительное производство, в результате которого вынесли решение о том, что взыскать долг нет возможности;
• прекращено денежное обязательство исполнителя или головного исполнителя перед налогоплательщиком — уполномоченным банком.

Для списания нужны:

• акт инвентаризации расчётов;
• письменное обоснование (обычно оно приводится в протоколе заседания инвентаризационной комиссии);
• приказ руководителя.

Налоговые особенности просроченной дебиторской задолженности:

• НДС. Налогооблагаемую прибыль уменьшает вся сумма безнадежной задолженности, включая НДС. Если долг возник по выданным авансам с истёкшим сроком давности, НДС с их суммы нужно восстановить.
• УСН. Списанная задолженность не будет уменьшать базу по налогу и на УСН «доходы», и на УСН «доходы минус расходы». Это связано с тем, что в первом случае расходы нельзя учитывать вовсе, а во втором случае разрешается учесть только расходы из закрытого перечня ст. 346.16 НК РФ — безнадежные долги туда не входят.

• Как восстановить документы при потере контрагента.
• Списание кредиторской задолженности: когда и как.
• Образец приказа о списании задолженности.
• Налоговые последствия списания долгов — разъяснение ФНС.

Чтобы правильно списать дебиторскую задолженность, важно опираться не только на бухгалтерские правила, но и на требования законодательства. Закон чётко определяет, когда долг можно признать безнадёжным, какие основания должны быть подтверждены документально и какие нормы следует применять. Ниже рассмотрим, какими законами и нормативными актами регулируется списание дебиторской задолженности.

• Статья 309 ГК РФ. Согласно ей, обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями и требованиями закона, иных правовых актов. Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются.
• Пункт 77 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н. Согласно этому пункту, дебиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности, а также задолженность, нереальная к взысканию по иным основаниям, списывается в расходы по каждому обязательству. 
• Пункт 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Согласно ему, суммы дебиторской задолженности, по которым истёк срок исковой давности, являются прочими расходами и признаются в сумме, в которой дебиторская задолженность была отражена в бухгалтерском учёте организации.
• Статья 265 НК РФ. Согласно ей, дебиторская задолженность с истёкшим сроком исковой давности списывается в состав внереализационных расходов.
• Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно ему, компании должны инвентаризировать свои активы и обязательства.
• Постановление Правительства РФ от 6 мая 2016 г. №393. В нём установлен общий порядок признания дебиторской задолженности безнадежной к взысканию.