Приказ о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

Дебиторская задолженность с истекшим сроком давности, представляет собой долг, который уже невозможно взыскать через суд. В таких случаях возникает необходимость официально оформить списание этой задолженности, чтобы правильно отразить ситуацию в учете и избежать проблем с налоговыми органами.

В этой статье вы узнаете, когда необходимо оформлять приказ о списании дебиторской задолженности, какие документы потребуются для подтверждения безнадёжности долга, как правильно составить сам приказ, на какие детали обращают внимание налоговые органы при проверке и что делать с долгами, если должник умер, ликвидирован или исключён из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Когда требуется оформить приказ о списании дебиторской задолженности

Невозможно выплатить задолженность

Оформление приказа о списании дебиторской задолженности необходимо, когда возврат долга становится невозможным, например, из-за природных катастроф, террористических актов и других чрезвычайных событий.

Полный перечень условий, при которых задолженность признаётся безнадёжной, содержится в статье 266 Налогового кодекса Российской Федерации.

Невозможно взыскать долг

Приказ о списании дебиторской задолженности оформляют, когда долг невозможно взыскать, например, по таким причинам:

• судебные приставы не смогли исполнить решение суда, поскольку не нашли должника, его имущество, деньги или другие ценности;
• ликвидационная комиссия подтвердила, что погасить долг невозможно из-за объективной невозможности выполнения требований.

Для подтверждения безнадёжности долга могут понадобиться документы, такие как:

• постановление судебных приставов о невозможности дальнейшего взыскания средств с должника;
• справка об окончании конкурсного производства в рамках банкротства;
• решение ликвидационной комиссии.

Должник признан банкротом

В такой ситуации юридическое лицо-должник прекращает своё существование, и предъявить какие-либо требования для погашения долга становится невозможным.
Для подтверждения безнадёжности задолженности в данном случае потребуется справка о решении суда об окончании конкурсного производства.

Специальный акт о прекращении обязательств

Одним из оснований для оформления приказа о списании дебиторской задолженности является наличие специального акта о прекращении обязательств.

Такой акт выносится уполномоченным муниципальным или государственным органом. При этом задолженность должна признаваться безнадёжной и не подлежащей дальнейшему взысканию.

Истёк срок исковой давности

Срок исковой давности отсчитывается с того момента, как должник последний раз платил свой долг. При этом, согласно законодательству, срок возможности взыскания долга никогда не превышает 10 лет.

Для списания дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности необходимы три документа:

1. Акт инвентаризации расчётов с кредиторами и дебиторами. Удобнее всего составлять его по форме ИНВ-17.
2. Бухгалтерская справка о списании дебиторской задолженности. Для данного документа нет унифицированной формы. В справке приводится обоснование признания задолженности безнадёжной.
3. Приказ руководителя предприятия. Для данного документа нет типового бланка. Приказ является распорядительным документом для бухгалтерии.

В приказе необходимо отразить:

• наименование должника;
• подлежащую списанию сумму дебиторской задолженности;
• основание списания долга;
• уточнение порядка списания дебиторской задолженности (за счёт резерва или в составе расходов).

Предприятие-должник ликвидировано

В этом случае долг считается безнадёжным, так как организация не может покрыть оставленным имуществом все долги, о чём свидетельствуют судебные приставы.

Для списания дебиторской задолженности в таком случае необходимо собрать ряд документов:

• Подтверждающие документы о существовании долга. Это может быть договор с контрагентом-должником, самые поздние акты сверки, акты приёма-передачи и другая первичная документация.
• Документы, доказывающие безнадёжность долга. К ним относятся, например, выписка из ЕГРЮЛ, постановление судебных приставов, справка о решении суда по окончании конкурсного производства, постановление ликвидационной комиссии.
• Приказ о списании дебиторской задолженности. В нём указывают сведения о задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась и т. д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Случаи списания задолженности

Не во всех случаях банкротство ИП заканчивается полным освобождением от долгов. Закон предусматривает конкретные условия, при которых задолженность может быть списана. Важно понимать, когда предприниматель действительно получает «второй шанс», а когда остаётся обязанным погашать часть долгов. Разберём, в каких ситуациях возможна легальная фиксация списания задолженности.

1. Дебитор умер. Долги перейдут его наследникам в рамках наследуемой доли имущества. Если стоимость наследства будет меньше долга, оставшуюся часть можно счесть безнадёжной. Если же наследники откажутся от наследства имущества вообще, долги им также не перейдут.

2. Суд вынес решение о признании задолженностей безнадёжными. Такое оостановление суд выдаст в одном из случаев:

• невозможно найти должника, его имущество или счета;
• местонахождение дебитора известно, но взыскивать задолженность не из чего, так как меры по поиску имущества и прочих активов ни к чему не привели.

3. Организация-должник исключена из ЕГРЮЛ. В данной ситуации следует ориентироваться на дату записи в ЕГРЮЛ, подтверждённой выпиской из реестра.

4. Должник прошёл процедуру исполнительного производства, в результате которой судебный пристав вынес решение о невозможности взыскания.

Порядок списания дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности требует соблюдения определённых правил и документов, чтобы правильно оформить списание и избежать проблем с контролирующими органами. В этом разделе расскажем, как происходит порядок списания дебиторской задолженности и на что обратить внимание.

1. Провести инвентаризацию, чтобы выявить долги, которые невозможно взыскать. По итогам проверки составляют акт инвентаризации расчётов ИНВ-17.
2. Подготовить документы для списания. Основания для списания: акт ИНВ-17 и справки-приложения к акту инвентаризации, письменное обоснование для списания (например, протокол заседания инвентаризационной комиссии, выписка из ЕГРЮЛ от ликвидации организации или постановление ФССП о закрытии исполнительного производства), приказ руководителя о списании дебиторки.
3. Отразить списание дебиторской задолженности с учёта. Если компания создала резерв по сомнительным долгам, безнадежную дебиторку списывают за счёт такого резерва (счёт 63). Но если долг больше резерва, сумму превышения включают в прочие расходы (счёт 91.2). Если в компании нет резерва, задолженность списывают в прочих расходах.
4. Списать на забаланс задолженность, которую ещё можно взыскать. Если обязательства по договору не прекращены, и должник обещает позже исполнить свои обязательства, дебиторскую задолженность списывают с балансового учёта на забалансовый счёт 007. Безнадежную дебиторку, образовавшуюся из-за исключения должника из ЕГРЮЛ, на забаланс не списывают.

Списанный долг можно учитывать на забалансе пять лет.

Забаланс – это учёт тех активов, обязательств или операций, которые не отражаются напрямую в основном бухгалтерском балансе компании, но при этом должны учитываться для контроля или отчётности.

Основания для списания дебиторки с забаланса: истёк пятилетний срок с момента учёта долга на счёте 007, должник перечислил деньги на расчётный счёт компании, должника исключили из ЕГРЮЛ.

Образец заполнения приказа по списанию дебиторской задолженности

Образец приказа о списании дебиторской задолженности можно скачать по ссылке. Он поможет избежать ошибок при оформлении и послужит ориентиром для составления собственного документа.

Как составить письмо-уведомление партнера о списании долга

Правильное уведомление партнёра о списании долга это шаг для сохранения деловых отношений и юридической прозрачности. Такое письмо должно содержать чёткую информацию о причинах списания, сумме задолженности и условиях дальнейшего взаимодействия. В этом разделе разберём, как грамотно составить письмо-уведомление, чтобы избежать недоразумений и конфликтов.

• Адресат и отправитель.
• Заголовок с указанием даты и регистрационного номера (при необходимости).
• Обоснование причины списания (например, проведение инвентаризации, отсутствие связи с партнёром, истечение срока исковой давности).
• Ссылка на документ, по которому возникла задолженность, с указанием суммы.
• Подпись уполномоченного сотрудника с указанием его должности и ФИО.

Зачем и как списывают задолженность покупателей и поставщиков

Задолженность покупателей и поставщиков списывают, чтобы исключить сведения о невозможных к взысканию долгах из учётных данных. Это необходимо, так как взыскать такую задолженность невозможно, и денежные средства не поступят на счёт компании.

Ситуации, когда списывают задолженность:

• истёк срок исковой давности (статья 196 ГК РФ устанавливает его равным трём годам);
• вынесено постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания задолженности;
• должник или кредитор ликвидированы.

Чтобы списать задолженность, проводят инвентаризацию расчётов. Результаты фиксируются в акте, который подтверждают первичными документами, актами сверок и бухгалтерской справкой. Затем оформляется приказ руководителя о списании обязательств с учёта.

Для списания дебиторской задолженности чаще всего используют созданный ранее резерв (счёт 63), а если его не хватает, то на финансовый результат (счёт 91). Кредиторскую задолженность с истёкшим сроком исковой давности списывают за счёт доходов предприятия.

Когда течение исковой давности прерывается

Течение срока исковой давности прерывается, когда обязанное лицо совершает действия, свидетельствующие о признании долга (статья 203 ГК РФ).

К таким действиям, в частности, относятся:

• признание претензии;
• изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признаёт наличие долга;
• просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);
• акт сверки взаимных расчётов, подписанный уполномоченным лицом.

Перерыв течения срока исковой давности в связи с совершением таких действий может иметь место лишь в пределах срока давности, а не после его истечения.

К чему придираются налоговики при списании дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности часто вызывает особое внимание со стороны налоговых органов. Ошибки в оформлении, отсутствие подтверждающих документов или нарушение сроков: всё это может стать поводом для доначислений и споров. В этом разделе рассмотрим, какие именно моменты чаще всего вызывают претензии у налоговой и как подготовиться, чтобы избежать проблем.

• Списание старых долгов. Желательно ликвидировать дебиторскую задолженность в том квартале, когда она образовалась или когда предприятие-должник обанкротилось.
• Отсутствие работ по взысканию долга. Например, если компания отгрузила товар и ждала три года, чтобы списать долг, это вызовет подозрение у налоговиков. Встанет вопрос о реальности сделки и экономической обоснованности.
• Отсутствие первичных документов. Налоговый инспектор потребует при проверке договор, накладные, банковские платёжки. Если их нет, компания теряет право на списание дебиторской задолженности за счёт прибыли.
• Списание долга ИП. Предприниматель приравнивается к физическим лицам, и если истёк срок исковой давности, долг взимается за счёт имущества ИП. Такой долг можно списать только если судебный пристав вынес постановление о прекращении исполнительного производства.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности — важный элемент финансовой дисциплины и прозрачности учёта. Процедура должна быть юридически корректной, документально подтверждённой и экономически обоснованной. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов и поддерживать порядок в бухгалтерии, необходимо строго контролировать сроки исковой давности, собирать необходимые доказательные документы и оформлять приказы в установленном порядке. При возникновении сомнений или сложных ситуаций стоит обратиться за консультацией к юристу или бухгалтеру.